Необязательно платить деньги, чтобы обеспечить себе доступ к удобным рабочим инструментам и онлайн-сервисам для офисной работы и ведения бизнеса. Вместе работать над документами, создавать презентации, хранить файлы, планировать встречи и вести проекты — для этого есть отличные и бесплатные продукты Google и «Яндекс». Не будем рассказывать об известных всем Google Drive, Яндекс.Диске или Google.Docs, расскажем о не таких известных, но тоже полезных инструментах для ведения бизнеса.
Расскажите о своей компании через Google Мой бизнес или «Яндекс.Справочник»
Сервис Google.Мой бизнес позволяет создать виртуальную карточку компании с указанием сайта, телефонных номеров, графика работы и адресов. Для этого понадобится создать и заполнить профиль в сервисе Google.Мой бизнес. Готовую карточку компании «Гугл» покажет в результатах выдачи, на картах и в других сервисах тем, кто вводит в поисковую строку релевантные ключевые запросы.
Карточка в Моем бизнесе — инструмент привлечения внимания к компании среди конкурентов, еще не использующих этот сервис. Не забывайте обновлять информацию в профиле фирмы, добавлять свежи фото, размещать информацию о спецпредложениях и скидках
Интернет-пользователи могут подписаться на профиль фирмы в Google.Мой бизнес, оставлять свои отзывы. А Вы сможете отвечать на отзывы и узнать больше информации о своих подписчиках.
Также регистрация в Google Мой бизнес бесплатно дает компании собственный сайт, созданный автоматически на основе данных профиля. Дальше можно расширить этот ресурс, добавляя разные функциональные кнопки (написать, позвонить, забронировать товар, оформить онлайн-запись). Такой сайт сразу адаптирован под мобильные устройства. Единственный недостаток — доменное имя 3-го уровня (ИмяСайта.business.site).
Аналогичный сервис от Yandex — «Яндекс.Справочник». Тут также надо создать и заполнить профиль фирмы, а поисковик покажет пользователям карточку компании с контактными данными в результатах поиска, в навигаторе, на карте.
Для регистрации в «Яндекс.Справочнике» укажите в профиле сервиса:
- адреса;
- график работы;
- фотографии;
- контакты.
«Яндекс» может проверить, реально ли существует компания, по телефону, поэтому указывайте реальные сведения в профиле. Здесь тоже можно собирать отзывы клиентов и отвечать на них. Также есть платные опции: выделить карточку цветом или поставить на более высокую позицию.
Делаем онлайн-заметки Google Keep
С помощью Google Keep можно создавать заметки и памятки лично для себя или для постановки задач подчиненным и коллегам, действую по следующему алгоритму:
- Создать заметку. Можно ввести только заголовок или сразу весь текст (ограничение 20 000 символов).
- Добавить участников. Для этого нужно ввести в окно адрес электронной почты (на @gmail) пользователей, чтобы они получили уведомление о том, что Вы присоединили их к заметке.
- Выставить напоминание. У всех добавленных пользователей появится уведомление на дисплее смартфона или в электронной почте.
Чтобы не запутаться в заметка, их можно отмечать разными цветами.
«Яндекс.Трекер» или собственная мини-CRM
Сервис «Яндекс.Трекер» необходим для комплексной организации работы компании, это нечто похожее на мини-CRM. Необходимо зарегистрировать компанию в сервисе и добавить в него аккаунты сотрудников. В «Яндекс.Трекер» доступны следующие инструменты:
- Постановка задач.
Можно создать задачу, указать исполнителей, назначить сроки дедлайна и степень приоритетности. Для каждой задачи система генерирует отдельную страницу, где можно периодически публиковать отчеты, писать комментарии, обсуждать и согласовывать подробности и результаты.
- Расстановка приоритетов между задачами.
Вы можете указать, в каком порядке поставленные задачи должны уходить в работу в разных отделах. Для одних отделов можно выбрать гибких (agile) подход, для других — стандартные приоритетеы по порядку.
- Настраивать фильтры.
Если задач очень много, то можно отфильтровать их по приоритетам и сначала просматривать те, у которых высокий приоритет.
- Просматривать статистику работы онлайн.
В дашборде доступна подробная статистика работы:
- число задач для каждого отдела;
- выполненнные и назначенные задачи для каждого сотрудника;
- сводные цифры по всей компании.
- Контроль времени работы.
- Есть возможность контролировать объем времени, потраченного на реализацию задачи. Можно удобно посчитать, сколько времени занимают основные виды задач и точнее в будущем планировать рабочий процесс.
«Яндекс.Трекер» нельзя назвать полноценной CRM-системой, но это полезный сервис для начинающих компаний или для тех, кому нужно вести работу удаленно и контролировать нескольких сотрудников. Если в компании не больше 5 работников, то сервис доступен бесплатно.
Спрашивайте и получайте ответы с Google.Формами и Яндекс.Формами
Через Google.Формы можно собирать самую разнообразную информацию, включая опросы претендентов на вакансии, внутренние опросы, аттестацию сотрудников и не только. Когда вся информация получена, ее можно свести в компактную таблицу с наглядными диаграммами и графиками.
Со страницы ответов можно легко экспортировать данные в Google Таблицы и строить наглядные диаграммы и графики.
Аналогичный сервис «Яндекса» — «Яндекс.Формы», работает по тому же принципу, что и формы Google, но есть расширенные опции. Здесь больше видов вопросов, спецблоки для добавления e-mail, телефонного номера.
Можно взять готовые шаблоны форм для:
- обратной связи;
- заявки на товар или услугу;
- регистрации на мероприятие;
- опросной анкеты.
Форм можно интегрировать в другие сервисы Yandex. Клиент может заполнить и отправить форму заявки на обслуживание на сайте компании, а сервис самостоятельно создаст задачу для работника компании в «Яндекс.Трекере».
Планируйте работу с Google Календарем
Отличие Google Календаря от других планировщиков в том, что к нему можно добавить других людей через:
- Общий доступ. Создаем календарь компании и отмечаем в нем свои события.
- Доступ по ссылке, отправив ссылку на свой календарь сотрудникам, чтобы они смогли зайти в него.
- Приглашение, отправляя персональные приглашения для отдельных пользователей.
Задайте уровень доступа для других участников (просмотр, комментирование, редактирование). Можно передать доступ на редактирование ассистенту, чтобы он договаривался о встречах. Или просто показывайте коллегам график, чтобы они могли планировать общение.
Мы рассказали далеко не обо всех полезных сервисах «Гугла» и «Яндекса». Их инструментарий расширяется непрерывно. Возможно, очередная новинка уже стала доступна пользователям.
